Sekretariatsservice stärkt die Kundenbindung

Mit einem externen Sekretariatsservice punkten Unternehmen bei ihren Kunden: Sie sind jederzeit erreichbar, und alle Anfragen werden freundlich, professionell und in Echtzeit beantwortet. Der gelungene erste Eindruck am Telefon bleibt in Erinnerung und ist der erste Schritt zum Geschäftserfolg.

Zu den Geschäftszeiten für Kund*innen verlässlich telefonisch erreichbar zu sein, ist in vielen Branchen notwendig und sinnvoll. Doch im daily business entscheiden die vorhandenen Ressourcen, sodass die Realität oft vom Ideal abweicht: Fluktuierende Anrufhäufigkeiten, dringende Aufgaben und Meetings oder fehlende Personalreserven in kleineren Teams und Einzelunternehmen machen die dauerhafte Erreichbarkeit im Geschäftsalltag schlicht unmöglich.

Telefonkontakt: Der erste Eindruck zählt

Der telefonische Kontakt entscheidet jedoch vielfach über unsere Wahrnehmung eines Unternehmens: Werden wir als anrufender Kunde freundlich und schnell bedient? Hängen wir endlos in der Warteschleife? Oder ist überhaupt kein Ansprechpartner erreichbar? Wie Anrufer behandelt werden, gilt als Zeichen der Professionalität und Wertschätzung. Deshalb prägen herausragende, aber auch besonders unerfreuliche Erfahrungen als Kund*in oder Interessent*in am Telefon direkt unsere Einstellung gegenüber einem Unternehmen. Eine positive Erfahrung ist ein Türöffner und der erste Schritt zum Geschäftsabschluss.

Professioneller Sekretariatsservice als Erfolgsfaktor

Der Telefonkontakt ist ein wichtiger Customer Touchpoint: eine entscheidende Schnittstelle zu Kunden und Interessenten, an der sich zeigt, ob eine Geschäftsanbahnung oder die Kundenbindung gelingt oder nicht. Je mehr Wettbewerb in einem Markt herrscht, umso wichtiger ist ein aufmerksames Management der Corporate Identity. Und dazu gehört auch die Telefonkommunikation: Erfolgreiche Unternehmen müssen sich profilieren, um positiv identifiziert und erinnert zu werden und sich klar von den Mitbewerbern abzugrenzen. Ein Sekretariatsservice sichert die Professionalität in der Kommunikation nach außen und fördert aktiv den Geschäftserfolg.

Denn der Telefonkontakt ist eine zentrale Station auf der Kundenreise, der „customer journey“: Der Verbraucher entscheidet unter anderem an diesem Punkt, ob er kaufen möchte, einen Wiederkauf tätigt, weiterempfiehlt – und auch, welchen Preis er bereit ist für eine Leistung zu bezahlen. Somit nimmt der Telefonservice eines Unternehmens eine bedeutende identitätsstiftende Rolle im Kommunikationsauftritt ein und wirkt direkt auf Kaufintention und Konsumverhalten.

Während ein großer Teil der externen Kommunikation mit Partnern, Lieferanten oder Bestandskunden in vielen Unternehmen über E-Mailverkehr oder andere Kommunikationswege läuft, ist das Telefon immer noch meist der gängige Weg in der Kundenkommunikation für:

• Erstkontakte mit Interessenten (Kundengewinnung)
• Anfragen zu komplexen Themen, die persönliche Betreuung erfordern (Kundenbindung)
• dringende Anliegen jeglicher Art (Kundenzufriedenheit)

Der Telefonservice eines Unternehmens beeinflusst direkt die Kundengewinnung, Kundenbindung sowie Kundenzufriedenheit und birgt damit ein großes Potenzial für den Unternehmenserfolg. Dieser Zusammenhang gilt nicht nur für große Unternehmen, sondern ermöglicht bei entsprechender Professionalisierung durch einen Sekretariatsservice auch für kleine Unternehmen, Startups und sogar Einzelunternehmer zusätzliche Erfolgschancen in ihrem Markt.

Externer Sekretariatsservice: Die Vorteile

Mit einem externen Partner wie offinea lagern Unternehmen ihren Telefondienst aus und professionalisieren alle Details der telefonischen Betreuung nach ihren spezifischen Wünschen.

Die Vorteile dieser Lösung sind vielfältig und wirken direkt im täglichen Geschäft unserer Kunden:

• Kundenfreundliches, zuverlässiges und zeitlich flexibles Sekretariat auf Knopfdruck
• Perfekte Erreichbarkeit von bis zu 24 Stunden am Tag, je nach Kundenwunsch auch am Wochenende und an Feiertagen
• Professionelle Abwicklung aller Telefonate
• Corporate Identity bleibt gewahrt: Individuell im Sinne des Unternehmens gestaltet
• Digitale Applikation mit Kundenportal für Benutzereingaben
• Kundennähe durch Telefondienst in Schweizerdeutsch

Flexibel und einfach: Unser Spektrum an Telefonleistungen

In den Leistungen unseres Telefondienstes richten wir uns ganz nach den Bedürfnissen unserer Kund*innen und bieten spezifisch zugeschnittene Serviceleistungen:

• Sekretariatsservice
• Telefonübernahme spontan auf einen Klick oder zu fix gebuchten Zeiten
• Overflow-Anrufe bei zu hohem Anrufaufkommen (benutzerdefiniert)
• Terminvereinbarungen mit digitalem Schnittstellenmanagement (= direkte Buchung im Kalender unserer Kund*innen)
• Reklamationsmanagement: auf Kundenwunsch Schnittstelle zum CRM (Customer Relationship Management)
• Flexible Kostenstruktur

Sekretariatsservice: Unabhängigkeit im Tagesgeschäft

Mit einem externen Telefondienst können Unternehmen effizienter und unabhängig von den eigenen Personalressourcen agieren, ihr Kundenmanagement verbessern, ein exzellentes Beschwerdemanagement etablieren und Erstkontakte rund um die Uhr professionell abwickeln. Sie verpassen keine Anrufe mehr und nehmen 100% ihrer Geschäftschancen wahr.